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索 引 號:    012947445/2018-189261 信息分類:     / 規范性文件 /
發布機構:     生成日期:    2018-12-18
生效日期:     廢止日期:    
信息名稱:    關于印發《南京市未成年人保護檔案 管理辦法》的通知
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關于印發《南京市未成年人保護檔案 管理辦法》的通知

關于印發《南京市未成年人保護檔案

管理辦法》的通知

 

各區民政局、檔案局,市各有關單位:

    為加強我市未成年人保護檔案管理工作,促進未成年人保護檔案管理的規范化、標準化建設,保障受保護未成年人的合法權益,根據《南京市檔案條例》和《南京市未成年人保護條例》等相關要求,結合我市未成年保護工作實際,市民政局、市檔案局共同制定了《南京市未成年人保護檔案管理辦法》。現印發你們,請認真遵照執行。

 

 

       南京市民政局             南京市檔案局

                               2018年11月21日

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

南京市未成年人保護檔案管理辦法

 

第一章  總則

 

第一條  為加強我市未成年人保護檔案管理工作,促進未成年人保護檔案管理的規范化、標準化建設,保障受保護未成年人的合法權益,根據《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國未成年人保護法》、《南京市未成年人保護條例》、《市政府關于完善困境未成年人分類保障制度的實施意見》、《關于貫徹〈關于落實困境兒童分類保障制度有關問題的補充意見〉的實施意見》、《南京市未成年人保護對象及困境未成年人臨時家庭寄養評估實施細則》等規定,結合本市工作實際,制定本辦法。

第二條  本辦法所稱未成年人保護檔案是指各級未成年人保護委員會辦公室、未成年人救助保護機構以及街道、社區、未成年人社會服務組織,在對監護缺失、遭受監護侵害、留守流動缺乏關愛、特殊困難、流浪乞討等未成年人,進行排查摸底、困境評估、幫扶干預、緊急保護、托養安置、法律援助、社會工作服務等救助服務的過程中,形成的具有保存價值的各種文字、圖表、聲像、電子文件等不同形式和載體的歷史記錄。

第三條  未成年人保護檔案工作遵循統一領導,分級管理原則。市民政局負責對本市未成年人保護檔案工作的領導、監督和檢查,市檔案局負責業務監督和指導。

第四條  各級未成年人保護委員會辦公室、未成年人救助保護機構以及街道、社區、未成年人社會服務組織應當建立并完善未成年人保護檔案管理制度,指定專人負責檔案工作,對未成年人保護檔案實行集中統一管理,確保未成年人保護檔案完整、安全和有效利用。

 

第二章  歸檔范圍

 

第五條  未成年人保護工作中形成的基礎材料應當歸檔:

(一)《社區未成年人基本信息表》;

(二)《未成年保護對象評估意見書》及困境評估表;

(三)《社區困境未成年人服務記錄表》;

(四)《12355工單》及處置回復材料;

(五)《受理相關單位及個人報告困境未成年人登記表》;

(六)其他應當歸檔的文件材料。

第六條  為困境未成年人提供救助幫扶的材料應當歸檔:

(一)《江蘇省困境兒童基本生活保障申請審批表》及附屬致困原因證明材料;

困境兒童基本生活保障申請書;

困境兒童家庭情況調查表;

困境兒童保障民主評議表;

困境兒童公示記錄;

(二)《醫療資助申請書》及附屬材料;

(三)未成年人健康體檢及醫療救治材料;

(四)為未成年人辦理戶籍、接受義務教育的材料;

(五)為困境未成年人提供救助幫扶的其他材料。

第七條  為受助未成年人提供社會工作服務的材料應當歸檔:

(一)《接案登記表》;

(二)《兒童預估表》;

(三)《高風險家庭評估表》;

(四)《兒童服務計劃表》;

(五)《兒童服務面談記錄表》;

(六)《兒童社會工作者可利用的資源列表》;

(七)《兒童心理疏導工作記錄》;

(八)《兒童學業輔導工作記錄》;

(九)《兒童參加小組活動工作記錄》;

(十)《兒童服務評估表》;

(十一)《兒童服務結案表》;

(十二)其他相關材料。

第八條  為受監護侵害未成年人提供救助保護和法律援助服務的材料應當歸檔:

(一)《協助公安機關保護受監護侵害未成年人個案記錄表》;

(二)《受監護侵害未成年人臨時救助登記表》;

(三)《受監護侵害未成年人社會背景調查評估報告》;

(四)《受監護侵害未成年人案情會商紀要》;

(五)《受監護侵害未成年人離站交接表》;

(六)《受監護侵害未成年人人身安全保護裁定申請書》;

(七)其他相關材料。

第九條  為被限制或剝奪人身自由人員的未成年子女提供保護工作的材料應當歸檔:

(一)《未成年親屬在本市無人看護承諾書》;

(二)《對犯罪嫌疑人未成年親屬給予庇護審批表》;

(三)《接收回執》;

(四)《解除庇護通知書》;

(五)犯罪嫌疑人及未成年親屬戶籍資料;

(六)未成年人體檢報告;

(七)其他相關材料。

第十條  為困境未成年人提供委托寄養和照料服務的材料應當歸檔:

(一)《困境未成年人機構托養協議書》;

(二)《困境未成年人寄養家庭評估表》;

(三)《困境未成年人家庭托養協議書》;

(四)《困境未成年人托養登記表》;

(五)《困境未成年人托養服務記錄表》;

(六)《托養未成年人跟蹤檢查情況記錄表》

(七)其他相關材料

第十一條  為農村留守兒童提供保護的材料應當歸檔:

(一)《農村留守兒童基本情況排查匯總表》;

(二)《農村留守兒童基本情況登記表》;

(三)《農村留守兒童委托監護確認書》;

(四)為農村留守兒童開展各類服務的工作記錄

(五)其他相關材料

第十二條  流浪未成年人在未成年人救助保護機構接受救助的材料應當歸檔,歸檔范圍參考民政部、國家檔案局《生活無著的流浪乞討人員救助檔案管理辦法》。

第十三條  未成年人保護工作中形成的文件材料、會議記錄、統計報表等資料,應當按照國家有關規定整理歸檔。

第十四條  未成年人保護工作中形成的照片、錄音、錄像材料,熱線電話錄音、監控錄像材料和信息系統形成的電子文件應當按照國家有關規定整理歸檔。

第十五條  所有未成年人救助保護機構及工作人員應當配合檔案員開展檔案整理工作,任何個人不得據為己有或拒絕歸檔。

 

第三章  歸檔要求、整理方法

 

第十六條  屬于歸檔范圍的所有文件材料應當在救助保護工作完畢后30個工作日內歸檔。

歸檔的文件材料應當真實完整、圖文清晰。

電子數據、錄音帶、錄像帶、磁盤、照片等特殊載體材料,應當與紙質文件材料一并歸檔,確保可讀可用。

歸檔章、檔案盒封面、盒脊、備考表等項目,使用藍黑墨水或者碳素墨水鋼筆填寫;檔案目錄應當打印;備考表和檔案目錄一律使用A4規格紙張。

第十七條  未成年人社會保護檔案按照年度——區域——困境類型——困境等級分類整理。

年度是指救助保護完畢的時間所屬年度。

區域是指未成年人戶籍所在地的區、街道和非南京市戶籍。

困境等級是指根據未成年人面臨的生存風險,分為一級、二級、三級。

困境類型分為孤兒、父母監護缺失、父母無力履行監護、重殘重病及流浪、、貧困家庭兒童、其他困境、留守兒童共七類。

第十八條  未成年人保護文件材料的整理歸檔應當遵循下列原則與方法:

(一)未成年人保護文件材料按照年度歸檔。

(二)一個未成年人的材料組成一卷。一個家庭在同一事件中被救助保護的多個未成年人,分別組件歸類,并在各自《未成年人社會保護檔案目錄》“備注欄”中注明相關情況和檔案號。

(三)根據受保護未成年人的個體差異,確定每件歸檔文件材料的具體范圍,并按照文件材料形成的時間順序排列。

(四)以有利于檔案保管和利用的方法對卷進行固定。

(五)按照本辦法第十六條的規定對社會保護檔案進行分類。

(六)在件內文件首頁上端的空白處加蓋歸檔章,并填寫有關內容。歸檔章設置全宗號、年度、區域、困境等級、困境類別、保管期限等項目。

(七)未成年人保護檔案目錄區分年度和保管期限,加封面后裝訂成冊,一式三份,并編制目錄號。

第十九條  照片、音像材料分別按照《照片檔案管理規范》(GB/T11821-2002)《磁性載體檔案管理與保護規范》(DA/T15-1995)的要求整理;救助保護工作中形成的電子文件按照《電子文件歸檔與管理規范》(GB/T18894-2002)和《電子文件歸檔光盤技術要求和應用規范》(DA/T38-2008)的要求整理。

 

 

第四章  保管、統計和利用

 

第二十條  未成年人保護檔案應納入單位綜合檔案室保管,并做好防盜、防光、防高溫、防火、防潮、防鼠、防蟲、防塵等工作。

第二十一條  檔案管理人員應當按照年度及時對未成年人保護檔案的接收、保管、利用和鑒定、銷毀等情況進行統計。

第二十二條  未成年人保護檔案保管單位應當建立檔案利用制度,明確辦理程序,確保社會保護檔案安全有效地利用。

未成年人保護檔案的利用應當遵守下列規定,并辦理登記手續:

(一)各級未成年人保護委員會成員單位可以利用未成年人社會保護檔案;

(二)各級人民法院、人民檢察院、公安機關、國家安全機關、紀檢監察機關、審計機關因公務需要,憑單位介紹信可以利用救助檔案;

(三)未成年人保護對象及其監護人經檔案保管單位主管領導批準,辦理相關手續后,憑身份證件可以利用與救助保護對象相關的檔案資料;

(四)律師憑律師執業證書和律師事務所證明,持受理案件法院出具的證明材料,可以利用與承辦法律事務有關的救助保護檔案;

(五)其他單位、組織和個人要求查閱救助檔案的,檔案保管單位在確認其利用目的合理的情況下可以同意。

第二十三條  利用未成年人保護檔案的單位、組織和個人,不得損害未成年人的合法權益,未經未成年救助保護對象及其親屬的同意,不得公開檔案的內容。

未成年人保護檔案僅限于當場查閱、摘抄和復印,利用過程中注意保密,嚴禁對檔案進行涂改、抽換、圈劃、批注或者造成污染、損毀。

未成年人保護檔案保管單位應當對歸還的檔案進行清點核對,對檔案摘抄件或者復印件加蓋標有“未成年人保護檔案摘抄件”或者“未成年人社會護檔案復印件”的印章。

第二十四條  未成年人保護檔案保管單位應當編制救助檔案目錄、人名索引等檢索工具,提高利用工作效率。

 

第五章  保管期限、鑒定、銷毀和移交

 

第二十五條  未成年人保護檔案的保管期限,一級困境為30年,二級和三級困境為10年;未成年人在救助期間死亡的,救助保護檔案保管期限為永久。保管期限從救助保護工作完畢(結案)后的次年1月1日起開始計算。

照片、音像檔案的保管期限與相應的紙質救助檔案的保管期限相同。

第二十六條  未成年人保護檔案保管單位應當成立鑒定小組,對保管期滿的檔案進行價值鑒定。對有繼續保存價值的,可以延長其保管期限直至永久。無保存價值的,提出銷毀意見,并建立銷毀清冊。

第二十七條  銷毀未成年人保護檔案應當經主管領導批準,并派兩個以上人員監銷。監銷人員應當對照銷毀清冊清點核對所要銷毀的未成年人社會保護檔案,并在銷毀清冊上簽字。銷毀清冊永久保存。

 

第八章  附  則

 

第二十八條  本辦法由南京市民政局和南京市檔案局負責解釋。

第二十九條  本辦法自2019年1月1日起實施。

 

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