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索 引 號:    012947445/2017-00101 信息分類:     / 政策解讀 /
發布機構:    南京市檔案局 生成日期:    2017-09-08
生效日期:     廢止日期:    
信息名稱:    《南京市行政許可檔案管理辦法》解讀
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《南京市行政許可檔案管理辦法》解讀

 

1、為什么制定《南京市行政許可檔案管理辦法》?

我市行政機關有行政許可、審批權的單位,在工作中形成了大量的行政許可材料。我局在檔案執法檢查、業務指導等工作中發現,這些文件材料有很大一部分都由相應業務部門進行整理和保存,未作為本單位檔案的一部分,納入集中統一管理。而有的業務部門對檔案工作要求了解掌握不夠,對于形成的行政許可文件材料沒有按檔案管理的要求進行歸檔和整理。也有一些單位,進行了有益的嘗試,形成了系統內部的行政許可檔案管理規范。為了規范行政權力運行,提高我市行政許可檔案管理水平,積極有效提供利用,南京市檔案局根據有關檔案法律法規精神,在廣泛調研和征求意見的基礎上,制定了本辦法。

2、哪些文件材料屬于行政許可檔案的歸檔范圍?

1)行政許可事項在申請與受理過程形成的申報材料、委托代理書,不予受理、補正材料、受理通知書,行政許可移送表等文件材料;

2)在審查與決定程序形成的行政許可或不予行政許可決定書、陳述、申辯材料等;

3)在期限程序形成的延期辦理審批表、通知書、送達文件等;

4)在聽證程序形成的申請書、通知書(公告)、有關證據材料、聽證筆錄;

5)在變更與延續程序形成的申請書與決定書等文件材料;

6)行政機關對申請人提交的申請材料進行審查形成的以及行政機關收集的文書材料;

7)收費行政許可事項的收據;

8)行政許可年檢形成的文書材料;

9)行政許可撤銷的文書材料;

10)在特別規定程序形成的文件材料。

3、行政許可檔案由哪個部門負責管理?

行政許可檔案原則上應由本單位檔案部門集中統一管理,并對本單位業務部門及下屬單位的行政許可檔案的形成、歸檔質量進行監督、檢查和指導。

行政許可文件材料的歸檔整理工作,原則上由負責行政許可實施的業務部門負責,并編制歸檔目錄。整理完畢的行政許可檔案,應定期向本單位檔案管理部門移交。確因工作需要,由業務部門保管的,應每年向本單位檔案部門移交行政許可檔案目錄。

4、各單位的行政許可檔案是否為一個獨立門類?一定要按卷整理嗎?

本單位的行政許可檔案可以作為一個獨立門類,也可以納入文書檔案統一編號整理。如果本單位行政許可文件材料數量多,可作為一個門類單獨整理,整理方式可以組卷也可以按件整理。如果數量不多,可以納入文書檔案按件整理。

5、對于計算機系統形成的行政許可文件材料應如何進行歸檔?

行政許可工作中形成的電子文件的歸檔和電子檔案的管理,應按《電子文件歸檔與管理規范》(GB/T 18894-2016)規定執行。

本單位形成的重要的、具有永久保存價值的行政許可文件材料,或系統形成的電子文件不符合《電子文件歸檔與管理規范》要求的,需打印紙質件,按照“雙套制”的要求進行保存。

 

 

 

南京市檔案局

                       201796

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